Hoe gebruik je een agenda?

Het nieuwe jaar is al weer even aangebroken en als je bent zoals ik, heb je je agenda voor het komende jaar al gekocht en ben je klaar om ermee aan de slag te gaan.

Maar misschien denk je: ik wil het jaar goed beginnen.

Hoe gebruik ik een agenda op de juiste manier

De meeste agenda’s worden niet geleverd met een handleiding of instructies en ze zijn gevuld met secties voor jaar-, maand-, week- en dagplanning.

Dus hoe laat je die pagina’s in je voordeel werken?

In deze blogpost laat ik je zien hoe je een agenda kunt gebruiken om je tijd effectief te maximaliseren en een productief jaar te hebben.

Ik heb een aantal eenvoudige tips samengesteld om je organisatie en productiviteit in je agenda een boost te geven.

Gebruik je agenda dagelijks

Het maakt niet uit welk merk of type agenda je hebt. Maak er een gewoonte van om hem elke dag te gebruiken.

Het helpt om een agenda te kopen die klein genoeg is om in je tas te passen, maar groot genoeg om alles op te schrijven wat je moet noteren. Om die reden zijn agenda’s in A5-formaat mijn favoriet.

Begin van groot naar klein

Veel agenda’s hebben jaar-, maand-, week- en dagbladen.

Begin altijd met het grootste tijdsblok, in dit geval het jaar, en begin daar met het noteren van informatie.

Naarmate de tijd vordert, kunt u die informatie opnemen op de maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse pagina’s en bij elke pagina wat meer details vermelden.

Jaarlijks

Als ik bijvoorbeeld een nieuwe agenda van Moleskine begin, open ik hem in het jaargedeelte en noteer alle belangrijke data die ik moet onthouden, zoals feestdagen, verjaardagen, jubilea, vakanties en andere belangrijke gebeurtenissen.

Dat is alles wat ik gewoonlijk in mijn jaarlijkse agenda pagina’s noteer.

Nu heb je in één oogopslag een agenda voor het hele jaar.

Niet alleen is deze indeling handig om te hebben vanuit het oogpunt van planning, je hebt ook alle belangrijke data die je nodig hebt voor het volgende jaar.

U hoeft niet door honderden pagina’s te bladeren om iemands verjaardag of jubileum te vinden. Het is allemaal klaar om jaar na jaar te noteren.

Maandelijks agenda

De volgende stap is dat u dezelfde informatie voor elke maand op uw maandelijkse agenda pagina’s noteert.

Misschien moet u nog meer afspraken vastleggen, zoals doktersbezoeken, bedrijfsvergaderingen of de vervaldatum van rapporten.

Nu hebt u in één oogopslag al uw plannen voor die maand bij de hand.

Wekelijks agenda

Opnieuw noteert u dezelfde informatie, maar deze keer kunt u meer details toevoegen. U hebt bijvoorbeeld verjaardagen opgeschreven en nu weet u dat er voor iemand een verjaardagsfeestje is. Schrijf de tijd en de plaats van het feest op.

Of als u een student bent en aan een groot project werkt, kunt u verval data hebben, zoals het indienen van een ruw ontwerp, het maken van een overzicht, en een definitief ontwerp.

Meer informatie: Hoe u week-/maand agendas effectief kunt gebruiken

Dag agenda’s

Dagelijkse pagina’s zijn mijn favoriete spreads in een agenda, omdat ze de plek zijn om alle details vast te leggen.

Laten we teruggaan naar het verjaardagsfeestje dat we onder wekelijks noemden. Misschien moet je een cadeau kopen en inpakken voordat je naar het feest gaat. Wijs die taken toe aan bepaalde dagen en voeg ze toe aan uw dagelijkse takenlijst.

Doe hetzelfde met vergaderingen, afspraken en andere taken die u moet uitvoeren.

Als je weet dat je een vergadering hebt van 9.00-11.00 uur, schrijf dat dan op je dagelijkse pagina, zodat je vrij bent tijdens die geplande afspraak.

Meer informatie over dagelijkse planning: Hoe gebruik je een dagelijkse agenda

Leg alles vast

Om de een of andere reden denken de meesten van ons dat we slimmer zijn als we alles in ons hoofd houden.

Weet je echter wat dat doet? Het heeft het compleet tegenovergestelde effect van wat je wilt.

Het overweldigt je hersenen die proberen data, taken en boodschappenlijstjes te onthouden en blokkeert je geest van creativiteit en het uitbreiden van je kennis.

Als je al die vergaderingen, vervaldata, afspraken, vakanties en to do-lijstjes opschrijft, maak je je hersenen juist vrij om creatief te denken.

Niet langer hoeven je hersenen alles te onthouden, je hebt het op een veilige plek waar je altijd naar kunt verwijzen – je agenda.

Probeer een paar weken lang alles in je agenda te zetten en je zult geschokt zijn hoeveel makkelijker het is om een verslag te schrijven, kennis uit een boek op te nemen, een kamer binnen te lopen en niet te vergeten waarvoor je naar binnen bent gegaan, en gewoon helderder te denken.

Blok tijden af

Als je naar je wekelijkse en/of dagelijkse agendapagina’s kijkt, zie je die misschien verdeeld in lijnen met uren van de dag erop.

De reden hiervoor is tijdsblokkering!

Veel mensen denken nou ja, ik heb niet echt veel vergaderingen dus time blocking is voor mij niet relevant.

Niets is minder waar.

De reden voor tijd blokkeren is dat je de juiste hoeveelheid tijd kunt reserveren voor het voltooien van taken om je doelen te bereiken.

Natuurlijk wilt u tijd reserveren voor conferentiegesprekken of vergaderingen. Maar u wilt ook tijd inplannen om een verslag te schrijven, boodschappen te doen of e-mails te beantwoorden.

Door tijdblokken voor taken in te stellen, krijgt u niet alleen meer gedaan, maar stopt u ook met tijdverspillende taken.